ICQ является централизованной службой мгновенного обмена сообщениями, использующей протокол OSCAR. Пользователь службы работает с программой-клиентом (т. н. мессенджер), запущенной на устройстве, соединённом с сетью Интернет. Мессенджер подключается к серверу. Через сервер осуществляется поиск и связь с другими клиентами, а обмен служебными данными, сообщениями между пользователями может осуществляться как через сервер так и без его участия. Как и в большинстве мощных сетевых систем, обслуживающих огромное количество клиентских запросов, этот сервер не единственный и некоторые из них являются кластерами серверов. Служба является коммерческой, но её использование бесплатно. Управляет службой ICQ Inc. С момента создания служба принадлежала её разработчику, компании Mirabilis, в 1998 году она была продана американской компании AOL, а в апреле 2010 года — российскому инвестиционному фонду. Помимо самого обеспечения функционирования службы, ICQ Inc. разрабатывает программы-клиенты и поддерживает вспомогательный веб-портал.За годы существования ICQ выпустила множество клиентов и претерпела множество изменений. По приблизительным оценкам, службой активно пользуется около 15 миллионов человек, а зарегистрированных учётных записей — около 400 миллионов. Некоторые компании в списках контактов на официальных сайтах указывают номера UIN. ICQ часто используется службами техподдержки для мгновенной помощи. Для использования службы требуется зарегистрировать учётную запись, что может быть сделано через интерфейс клиента, а также интернет-портал. Для идентификации пользователей служба использует UIN (Universal Identification Number) — уникальный для каждой учётной записи номер, состоящий из 5-9 арабских цифр. Этот номер присваивается учётной записи при первичной регистрации пользователя в системе, после чего, в паре с паролем, может использоваться для аутентификации в системе.
Подключение к службе одновременно с нескольких хостов через одну и ту же учётную запись, в отличие от, например, XMPP, невозможно.
Для каждой учётной записи служба хранит следующие данные: никнейм — отображаемое имя пользователя, которое, в отличие от UIN, можно изменять, и которое не является уникальным, то есть может совпадать у различных аккаунтов; адрес электронной почты, дающий возможность восстановления доступа к аккаунту в случае утраты пароля, а также могущий использоваться для входа в систему вместо труднозапоминаемого UIN (ранее использовался также при поиске); публичную информацию, введённую пользователем, которая может включать имя, фамилию, список увлечений, географическое местоположение, знание языков, текстовое описание и т. д.; один аватар в формате BMP, JPEG или GIF; список контактов — набор UIN-номеров собеседников, формируемый пользователем, к которым он сможет иметь быстрый доступ и обозревать их статус присутствия через интерфейс клиента; статус присутствия; дополнительный информационный статус.
каждой учётной записью ассоциирован статус присутствия, являющийся индикатором того, подключён пользователь к сети или нет, и готов ли он в данный момент отвечать на сообщения. В списке контактов и в окне диалога показывается также статус пользователя. Основной статус пользователя служит индикатором его присутствия в системе и готовности отвечать на сообщения (хотя в последнее время число статусов резко возросло и перестало отвечать этим требованиям). Традиционно существует ряд основных статусов.
Если пользователь вообще отсутствует в системе на данный момент (не авторизован), то ему присваивается статус «Не в сети» или «Оффлайн» (Offline); если же он в сети (авторизован), то ему присваивается статус «В сети» или «Онлайн» (Online). Также существуют несколько промежуточных статусов: Отошёл, не беспокоить. Как правило, автопереход в эти статусы (Away и N/A) можно отключить в настройках клиента.
Существуют также статусы «Свободен для разговора (Free for chat)», «Не беспокоить» (Do not disturb) и «Занят» (Occupied). Начиная с ICQ 4, их нельзя проставлять, но можно считывать у других пользователей, которые, например, используют ICQ 2003b или ниже, а также у многих альтернативных клиентов. Однако, с приходом ICQ 6 вернулась возможность ставить статус Occupied, но при этом утратилась возможность получать статус Free for chat. Также стоит отметить, что в ICQ 6 статусы Do not disturb и Occupied, установленные у другого пользователя, воспринимаются одинаково, то есть как Occupied. Помимо этого, для учётной записи пользователь может устанавливать особый режим — «режим невидимости» (invisible). В этом режиме другие пользователи будут получать для учётной записи статус присутствия «не в сети», а знать об активном режиме невидимости и получать актуальный статус присутствия смогут только пользователи, чьи учётные записи были внесены в список видимости пользователя. В ICQ реализована передача файлов по технологии Peer-to-peer, то есть при непосредственном интернет-соединении двух компьютеров, минуя сервер. Передача файлов возможна только тогда, когда статус у получателя «В сети». Подобный способ передачи файлов может быть опасен тем, что отправитель узнает IP получателя (или наоборот) или отправит ему вредоносное программное обеспечение. Начиная же с ICQ 5, появилась возможность передавать файлы через сам сервер ICQ, который играет посредническую роль. Это необходимо в том случае, если клиент ICQ определил, что P2P-соединение установить невозможно (закрытые порты в межсетевых экранах, отсутствие персонального внешнего IP и др.).